5S – Mit Standards und Selbstdisziplin zur Top-Performance

5S – Mit Standards und Selbstdisziplin zur Top-Performance

Viele sind von den Schritten Standards und Selbstdisziplin genervt. Und was Dich nervt muss weg, oder nicht? In diesem Artikel erkläre ich die letzten beiden Stufen von 5S und warum sie dennoch wichtig sind.

Geschickt angewandt sind sie nämlich ein sicherer Pfad, zu noch nachhaltigeren Verbesserungen. Dein Weg zur Top-Performance in jeder Arbeitsstation!

Nach einem 5S Kaizen Workshop, fällt der Stress ab und Entspannung macht sich breit. Schließlich hat das Team Großes geleistet und alle haben sich eine kleine Rast verdient.

Dagegen ist nichts einzuwenden. Ein kurzes Innehalten ist hilfreich, gibt Zeit zur Reflexion und das Lernen setzt ein. Aber ich beobachte sehr häufig ein Verharren in der Entspannung.

Und diese ausufernde Entspannung führt zur Zersetzung der zuvor entwickelten Verbesserungen. Damit wäre der ganze 5S Aufwand für die Katz, nicht wahr?

 

Standards und Selbstdisziplin trainieren den 5S Muskel

Ja, diese Überschrift gefällt mir! Denn sie ist einfach zu 100% wahr! Die ersten 3S spannen den Muskel an und lassen die 5S Performance steigen. Das 4. S hilft Dir die Spannung zu halten und der fünfte Schritt stellt sicher, dass Du die Übung wiederholst.

Mit diesem „Standards und Selbstdisziplin“ Work Out kann das 5S Ergebnis nicht mehr schlechter werden, es geht nur noch nach oben! Das willst Du auch? Dann trainiere Deinen 5S Muskel täglich!

 

Standardisiere, was Du erreicht hast

Zu Beginn habe ich davon gesprochen, dass nach dem 5S Workshop eine gewisse Ruhe einkehrt. Warte mit den Schritten „Standards und Selbstdisziplin“ nicht bis nach dieser Ruhephase. Es ist viel besser, wenn Du die beiden letzten S direkt während des Workshops erledigst. Dann kannst Du den Workshop vollständig abhaken und die Ruhe danach ist tatsächlich verdient.

Aber um was geht es bei Schritt 4 genau? Standardisieren bedeutet, dass Du (besser noch: das Team) jede Verbesserung aus dem Workshop beschreibst. Dabei nutzt Du vor allem Bilder, auf denen der neue Zustand gut zu erkennen ist.

Zusätzlich kannst Du noch ein paar erklärende Worte darunterschreiben. Auch den vorherigen Zustand könntest Du darstellen, aber das ist nicht zwingend nötig. Die Vorher-/Nachher-Blätter helfen denjenigen, die nicht dabei waren, um die Verbesserungen zu erkennen und zu verstehen.

 

Formblätter für die 5S Standardisierung

Ich werde immer wieder nach Formblättern gefragt. Das verstehe ich gut, denn keiner will das Rad neu erfinden. Daher zeige ich Dir zwei Varianten, die zur Beschreibung Deiner neuen Standards verwendet werden können. So etablierst Du Standards und Selbstdisziplin am schnellsten.

 

 

Das Vorher-/Nachher-Blatt

Wie der Name schon sagt, zeigst Du hiermit den Zustand vor der Verbesserung und den neuen Standard. Vor allem zu Beginn Deiner Lean-Reise ist diese Art der Dokumentation gut, da Du den Werdegang eines Bereiches gut nachvollziehen kannst.

Viel zu schnell ist nämlich vergessen, wie es beim Start aussah, welche Mühen in die Veränderungen gesteckt wurden und wie groß und gut der Unterschied nun ist. Manchmal nutze ich diese Blätter, um Motivation aufzubauen, wenn es heißt: „Was haben wir denn schon geschafft?“

In meinem Formblatt gibt es drei Abschnitte. Ganz oben trägst Du das Thema, ein paar Infos zum Bereich und das Datum ein. So ist klar, wann und wo die Verbesserung stattfand

Mittig platzierst Du die beiden Bilder. Links ist für das Vorher-Bild reserviert, der rechte Platz für das Nachher-Bild. Achte darauf, dass die Bilder nicht zu dunkel sind, sonst kannst Du es von ein paar Metern Entfernung nicht mehr erkennen.

Unten findest Du zwei Textfelder. In das Linke schreibst Du die Aktionen, die nötig waren, um den neuen Zustand zu erreichen. Im rechten Feld notierst Du die erreichten Ziele. Hier brauchst Du nicht unbedingt konkrete Zahlen, eine kurze Erklärung wie z.B. „Das Werkzeug ist schnell erreichbar“ oder „Suchzeiten für diese Werkzeuge sind nicht mehr nötig“ reichen völlig aus.

Vorher-/Nachher Formular
Vorher-/Nachher Formular

 

Diese Dokumentation kannst Du nun als Prozessbeschreibung in den Bereich hängen, in eine Präsentation für Standards und Selbstdisziplin einbinden und/oder in deine Kaizen-Ecke einbinden.

 

Die Ein-Punkt-Lektion (EPL)

Für eine reine Prozessdokumentation kannst Du den Vorher-Zustand natürlich weglassen. Damit hast Du auch mehr Platz für die Beschreibung und Fotos des verbesserten Prozesses.

Ob Du nun ein Quer- oder Hochformat wählst oder den Namen „Ein-Punkt-Lektion“ dafür festlegst ist herzlich egal. Hier zählt, dass der Prozess auf einer Seite gut verständlich beschrieben wird.

In der Vergangenheit habe ich fast ausschließlich die hochkant Version benutzt. Jedoch findest Du auf Teamtafeln viel mehr Blätter im Querformat, sodass ich dieses nun ebenfalls verwende. Dadurch ist auch ein Umschwenken von Vorher-/Nachher-Doku zur Ein-Punkt-Lektion problemlos möglich.

Dieses Formblatt hat nur zwei Abschnitte, die Du mit Informationen füllen sollst. Im oberen trägt Du wieder den Titel, den betroffenen Bereich und das Datum ein. Zusätzlich ist die Angabe zur Zielgruppe dieser Lektion wichtig, da nicht alles für alle relevant ist. Abschließend gibst Du der EPL noch eine Nummer und eine Version, für eine bessere Dokumentenlenkung.

Darunter hast Du viel Platz für die nötige Prozessdokumentation. Verwende bitte so wenig Text wie möglich und gut erkennbare Bilder. Kontrastreiche Pfeile, inkl. Beschriftung, weisen auf wichtige Dinge im Prozess hin.

Ein-Punkt-Lektion mit Farbstandard
Ein-Punkt-Lektion mit Farbstandard

 

Welche Inhalte Du in den unteren Bereich einfügst, ist Dir überlassen. Aber achte darauf, dass Du die Beschreibung auch aus ein paar Metern Entfernung noch nachvollziehen kannst (bezogen auf einen DIN A3 Ausdruck).

 

Was sollte standardisiert werden?

Grundsätzlich soll das Team alle verbesserten Arbeitsweisen und Vorgehen für Standards und Selbstdisziplin dokumentieren. Es spielt keine Rolle, ob es sich um den optischen Zustand eines Bereiches, der Art der Beschriftung oder generelle Vorgaben handelt. Alles wird dokumentiert! Hier ein kleiner, unvollständiger Überblick der Dinge, die Du standardisieren kannst:

  • Art und Weise der Werkzeugmarkierungen und –beschriftungen
    • Art und Farbe der Beschriftungsbänder
    • Art und Farbe der Markierungsbänder
  • Farbcodes
    • Farben und Bedeutung von Bodenmarkierungen
    • Farbe von Maschinen (je heller, desto besser!)
    • Farbe von Wänden
  • Aufbau von Reinigungsstationen
    • Farbe(n)
    • Nötige Ausstattung
    • Mobil/Stationär
  • Ausführung von Werkbänken und Arbeitstischen
    • Farbe(n)
    • Mobil/Stationär
  • Durchführung von 5S Audits
    • Teilnehmer
    • Wiederholung (wöchentlich, monatlich, etc.)
    • Nötige Formulare
    • Umgang mit Abweichungen
  • Farbgestaltung
    • Farben für Gebäude (Wände, Böden, Bodenlinien, Rohre, Brandschutz, etc.)
    • Farben für Equipment (Maschinen, Schränke, bewegende Teile, Gefahrenbereiche)
    • Farben für Bereiche (Montage, Wareneingang, Schweißerei usw.)

Du weißt nun, was ich mit „Alles!“ meine, oder? Vergisst Du die Standardisierung, ist Deine Arbeit ganz oft umsonst gewesen, da sich die Verbesserung nicht durchsetzt.

 

Rahmenbedingungen für die Standardisierung

Diese Standardisierung solltest Du mit der Qualitätsabteilung besprechen, denn sie ist meistens für die Prozessdokumentation zuständig. Versuche Dich in vorhandene Strukturen der Dokumentation einzugliedern und vermeide ein Parallelsystem.

Auch die Nummerierung kannst Du mit den Kollegen der Qualität festlegen, da sie bestimmt schon ein System für ähnliche Dokus haben.

 

Mit Selbstdisziplin zur Selbstverständlichkeit

Standards und Selbstdisziplin arbeiten Hand in Hand, um eine Selbstverständlichkeit für die Anwendung von 5S zu erreichen. Es geht vor allem darum, die täglichen Routinen und Gewohnheiten zu verändern. 5S und die Weiterentwicklung des Erreichten werden zum Normalzustand.

Diesen neuen Normalzustand erreichst Du mit vier Schritten:

  1. Tägliche Verbesserungen durchführen
  2. Tägliche Verbesserungen durch das Management fördern
  3. Mitarbeiter weiterentwickeln
  4. Abweichungen feststellen

 

Täglich besser

Wende Dein neues Verhalten jeden Tag an und Standards und Selbstdisziplin werden automatisch zur Selbstverständlichkeit. Sie werden zur Gewohnheit.

Das bedeutet, dass alle Mitarbeiter täglich daran arbeiten, die Dinge, die sie nerven, abzustellen. Es geht hierbei nicht darum, jeden Tag eine innovative Idee umzusetzen. Hier zählen die vielen kleinen Dinge. Und je mehr die Mitarbeiter abstellen, desto mehr Dinge fallen ihnen auf, die sie stören und die sie besser machen können.

Aber wieso sollten Menschen so ein Verhalten aufbauen? Wieso sollten sie nicht jeden Tag gleich gestalten und ihren Job „durchziehen“? Jede Änderung ist gleichbedeutend mit zusätzlicher Arbeit.

Tägliche Verbesserung wirst Du nur dann erfolgreich einführen können, wenn die Führungsmannschaft diese täglichen Aktivitäten unterstützen. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter auch Zeit für diese Verbesserungsaktivitäten bekommen. Und auch die nötigen Materialien.

Es bedeutet aber auch, dass sich das Management aktiv für die Veränderungen interessieren muss. Es muss diese loben, aber auch kritisch hinterfragen, um weiteres Potential erkennbar zu machen. Es muss die Aktivitäten regelrecht einfordern und Zögernde ermutigen loszulegen.

Nur so werden Standards und Selbstdisziplin zur Selbstverständlichkeit. Nur so wundern sich alle Mitarbeiter in ein bis zwei Jahren, wie sie so träge hatten sein können.

 

Befähige Deine Mitarbeiter

Wenn Mitarbeiter und Führungskräfte täglich an den Problemen arbeiten sollen, dann müssen sie auch wissen, wie sie das machen. Sie benötigen ein anfängliches Training und eine gewisse Begleitung, um sicher und eigenständig Veränderungen durchführen zu können. Und um den Sinn hinter diesen Aktionen zu erkennen.

Mir persönlich ist es sehr wichtig, dass alle Beteiligten eine 5S Schulung erhalten, die sie auf das Kommende vorbereitet. Danach heißt es: „Loslegen und machen!“ Wenn die Änderung eine Verbesserung bewirkt, ist es prima. Wenn nicht, haben alle etwas gelernt, was auch prima ist. Du kannst also nichts falsch machen, außer nichts zu tun!

Aber ein 5S Training alleine ist nicht ausreichend. Viel wichtiger ist der Austausch im Betrieb, um von den Fehlern der anderen zu lernen. Damit komme ich wieder auf die gemeinsamen Start-Up-Meetings, die ich bereits im letzten 5S Artikel angesprochen habe. Dort können u.a. die Misserfolge der Woche und die daraus gezogenen Lehren präsentiert werden.

Im Grunde gilt der Ausspruch: „Fördern und Fordern“. Wenn Du tägliche Veränderung einforderst, dann musst Du die Mitarbeiter fördern (mit Trainings, Zeit und Material). So formst Du deine Mitarbeiter zu Verschwendungsjäger.

 

Kontrolliere die Einhaltung

Wenn die Welt ideal wäre, dann würden Standards und Selbstdisziplin strikt eingehalten und ständig verbessert werden. Aber sie ist es nicht und daher brauchst Du einen Kontrollmechanismus, das 5S Audit.

Mit diesem Audit prüfst Du, ob Standards eingehalten werden. Bei einer Abweichung ist ein genauer Blick nötig, denn Du könntest einer Verbesserung auf der Spur sein. Ist die Abweichung besser, dann solltest Du dem Team nahelegen, die Abweichung als neuen Standard festzulegen.

Ist es eine Abweichung ohne Verbesserung, dann sollte das Team die Gründe für diese ermitteln. Ggf. sind Abstellmaßnahmen notwendig, die Du in einem Aktionsplan festhältst.

Die 5S Audit Checkliste hilft Dir festzustellen, ob die grundlegenden 5S Techniken angewendet werden. Sind z.B. alle Ablageorte markiert und beschriftet? Werden Standard-Dokumentationen benutzt usw. Fehlen diese Dinge, erhältst Du niedrige Bewertungen und die zeigen Dir weitere Verbesserungspotentiale.

 

Dein Fokus beim 5S Audit

Das 5S Audit benötigt ein wenig Fingerspitzengefühl. Gerade zu Beginn der Lean-Reise kannst Du mit zu strenger Auslegung der Fragen, die Motivation beeinträchtigen. Daher bin ich auch von der klaren „Ja/Nein“ Antwortstruktur, zu einer 0-4 Punkte Bewertung gewechselt.

Stell einem unerfahrenen Team z.B. die Frage: „Alle Materialien liegen auf ihren Plätzen?“ Sie werden nicht alle kleinen Abweichungen sehen und dennoch zufrieden sein. Sie sind noch auf einer viel zu groben Detailebene. Sie müssen den Blick für 5S noch entwickeln und trainieren.

Trotzdem liegt die Selbsteinschätzung oft bereits bei 2-3 Punkten. Vielleicht hätte ich maximal einen Punkt vergeben, da ich auch die vielen kleinen Abweichungen sehe.

Bestehe ich nun auf meinem Wert? Häufig nicht, denn die ständige Diskussion, dass der Bereich doch nicht so gut ist, wie die Mitarbeiter meinen, schadet dem Spaß an der Sache. Ich empfehle immer den kleineren Wert (oft schwankt das Team zwischen zwei Zahlen), mit dem Hinweis, dass es beim nächsten Mal besser sein könnte. Je erfahrener das Team wird, desto strenger werde ich bei den Bewertungen.

Da ich die „Daumenschrauben“ langsam anziehe, wird mein 5S Audit Graph möglicherweise nicht ständig nach oben tendieren. Er wird wohl erstmal bei einem Wert verharren. Wichtig ist, dass er nicht schlechter wird.

Am Ende mache ich das aber nicht für ein Diagramm, sondern für den Prozess, für Standards und Selbstdisziplin und vor allem für die Kollegen!

 

Fazit

Diese beiden Schritte mögen ein wenig theoretisch oder abstrakt daherkommen, aber sie bilden das Fundament der erzielten Veränderungen. Sie sorgen dafür, dass Verbesserungen konstant angewendet werden.

Das heißt natürlich nicht, dass kein Papierkram erledigt werden muss. Jemand wird sich um die Erstellung der Prozessdokumentation kümmern, 5S Audits müssen nachbereitet werden usw. Doch diese Aufgaben werden mit steigender Erfahrung der Teams immer einfacher.

Diese beiden Schritte wegzulassen ist grundsätzlich möglich. Paul Akers macht es uns mit 3S vor. Aber nur, wenn 5S und tägliche Verbesserungen eine Selbstverständlichkeit sind. Denn Selbstverständliches muss nicht mehr kontrolliert werden. Jedoch ist der Weg zu einer solchen betriebsweiten Einstellung lang und steinig. Unmöglich ist er nicht!

Wie gehst Du mit Dingen um, die bei 5S Aktionen verändert werden? Wie dokumentierst Du den Standard? Zeig uns doch Deine Beispiele, damit alle Leser etwas davon lernen können.

 

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