Nur 3S anstatt 5S – So steigerst Du Deine Produktivität noch schneller

Nur 3S anstatt 5S – So steigerst Du Deine Produktivität noch schneller

5S ist ein super Einstieg in Lean Production. Das hast Du mittlerweile sicher verstanden. Aber warum müssen es unbedingt 5 Schritte sein? Reichen nicht auch vier oder sogar nur drei aus? Lebt Lean nicht davon, unnötige Prozessschritte wegzulassen, um Verschwendung zu vermeiden?

Ja, 3S funktioniert! Zu einem sehr erfolgreichen Beispiel komme ich später. Aber, wie bei vielen Dingen, ist es nicht ganz so trivial, wie es den Anschein hat.

Deshalb zeige ich Dir diesmal die ersten drei S und die Voraussetzungen, wie Du die beiden übrigen Schritte übergehen kannst. Danach kannst Du viel einfacher entscheiden, ob Du lieber 5S oder 3S verwenden möchtest.5S ist ein alter Hund, sozusagen ein Klassiker unter den Lean Methoden. Daher ist es nur legitim, dass auch hier Prozessverbesserungen durchgeführt werden. Und da Lean Production vom „Weglassen“ anstatt vom „Hinzufügen“ lebt, lag es nahe ein paar Schritte auszumustern.

Hier erstmal die 5S:

  1. S: Sortieren
  2. S: Setzen
  3. S: Säubern
  4. S: Standardisieren
  5. S: Selbstdisziplin

Bei 3S geht es darum, auf die letzten beiden Schritte zu verzichten.

Die Idee habe ich von einem sehr bekannten Lean Verrückten aus den USA. Paul A. Akers ist Unternehmer, hat vor etlichen Jahren begonnen, Lean Methoden in seiner Firma einzuführen und bezeichnet sich selbst als Lean Maniac.

Er hat es geschafft, die Vorteile von 5S zu realisieren und gleichzeitig auf die letzten beiden Schritte zu verzichten. Doch bevor ich erkläre, wie er das schafft, zeige ich Dir die ersten drei S.

 

Die ersten 3S der Arbeitsplatzorganisation

Sortieren

Dieser Schritt macht mir persönlich am meisten Spaß! Hier sind alte Klamotten und Handschuhe ganz wichtig. Es wird dreckig! Denn der Schritt „Sortieren“ heißt, alle Teile im betroffenen Bereich ausräumen. Alle!

Öffne alle Schränke, alle Schubläden, leere alle Regale und Abstellflächen. Am Ende dieses Schrittes sollten nur noch leere Schränke, Regale, Tische, Werkbänke usw. übrig bleiben.

Du arbeitest im Büro und meinst, das ist mit der Fertigung nicht vergleichbar? Sicher, ölig und fettig wird es nicht, aber dreckig und staubig auf jeden Fall! Sag nicht, ich hätte Dich nicht gewarnt 😉

Natürlich steigt der Umfang der Arbeit, mit der Größe des Bereichs. Im Zweifel lässt Du einen Teilbereich weg und machst diesen später. Das ist aber wirklich nur eine Ausnahme. Gestallte die 5S Bereiche lieber etwas kleiner.

5S - Sortieren
5S – Sortieren

 

5S - Aussortierte Dinge
5S – Aussortierte Dinge

 

Rote Karten als Sortierhilfen

Die Menge an Dingen, die Du und Dein 5S Team aus dem Bereich räumst, wird wie eine Welle über Dir zusammenschlagen. Wundere Dich nicht darüber, das ist völlig normal. In der Fertigung kommen ganz leicht mehrere Europaletten zusammen.

Aber Du willst doch Ordnung und Struktur schaffen, oder nicht? Diese Übung schafft nur Chaos und Unordnung. Wie passt das zusammen? Es passt, wenn Du die Teile ganz konsequent und sofort in Kategorien einteilst und diese separat voneinander ablegst.

Ich selbst nutze sechs verschiedene Kategorien:

  • Häufig benutzt
  • Selten benutzt
  • Defekt
  • Nicht benötigt
  • Abgelaufen (häufig für Dokumente)
  • Unbekanntes Teil

An alle Teile, die nicht häufig gebraucht werden, befestigst Du eine „Rote Karte“. Auf dieser notierst Du die folgenden Dinge, danach legst Du das Teil in den Ablageort der jeweiligen Kategorie.

  • Bezeichnung des Teils
  • Datum, wann Du es aussortiert hast
  • Den Abteilungsnamen, aus dem es aussortiert wurde
  • Den Grund (Das sind die Kategorien)
  • Bemerkungen, falls nötig

Fülle eine zweite Rote Karte mit den gleichen Angaben aus, sie wird später benötigt.

5S - Rote Karten
5S – Rote Karten

 

 

Wohin mit den ganzen Teilen?

Jede Kategorie muss nun bearbeitet werden, damit die Teile nicht einfach irgendwie rumstehen und die 5S Aktion ad absurdum führen.

Das einfachste sind die defekten Dinge. Im Grunde kannst Du sie direkt wegschmeißen. Aber Sachen, die ersetzt oder repariert werden müssen, erhalten von mir dennoch eine Karte. Eine defekte Bohrmaschine ist da ein gutes Beispiel oder ein alter Laptop. Häufig müssen diese Dinge auch aus dem Anlagenregister entfernt werden. Da bietet es sich an, manche Sachen erst noch zu behalten.

Selten benutzte Gegenstände gehören zentral, ggf. in einem Schrank abgelegt. Aber erstmal müssen sie raus aus dem Bereich. Meine Erfahrung ist, dass diese Dinge eigentlich nie benötigt werden.

Also richte einen zentralen „Rote Karte Bereich“ ein und lege diese Sachen hier ab. Wird das Teil später doch noch gebraucht, kann es von hier wieder in den Bereich zurück (beide Rote Karten wegschmeißen!). Aber dann muss es dort auch einen Ablageort erhalten. Aber dazu schreibe ich im Kapitel „Setzen“ mehr.

Nicht benötigte und unbekannte Teile werden ebenfalls im „Rote Karte Bereich“ abgelegt.

Abgelaufene Dinge sind entweder zu entsorgen (bei Überschreitung eines Verfallsdatums) oder zu Aktualisieren. Dies erfolgt durch die Fachabteilung/ Fachfirma. Schreib diese Aktion auf eine Aktionsliste, damit Du nicht vergisst, dass diese Aktualisierung erfolgt.

 

Der Rote Karte Bereich

Die hier liegenden Teile stehen für alle zur Verfügung. Und mit dem Satz zweiter Rote Karten hast Du eine Übersicht der hier gelagerten Dinge. Bevor z.B. ein defektes Werkzeug neu gekauft wird, schaue ob es eventuell im Rote Karte Bereich liegt. Entnimm es und entsorge beide Rote Karten.

Die übrigen Dinge dürfen aber nicht bis zum Sankt-Nimmerleinstag gelagert werden. Nach einer vorher definierten Zeit (z.B. alle drei Monate), erfolgt eine Kontrolle der hier gelagerten Dinge, um zu entscheiden, wie mit ihnen final umgegangen wird.

Eigentlich kann eine Entsorgung stattfinden, da die Sachen nach wie vor unbekannt oder nicht benötigt sind. Selten genutzte Teile sollten nun nicht mehr hier liegen. Denn was in den letzten drei Monaten nicht gebraucht wurde, kann weg!

Bedenke, auch diese eingelagerten Dinge gehören zur Verschwendungsart „Bestände“.

5S - Beispiel eines Rote Karte Bereichs
5S – Beispiel eines Rote Karte Bereichs

Setzen

Das Zweite der ersten 3S hat einen seltsamen Namen, der sich vom englischen „Set“ ableitet. Hierbei geht es darum, wie mit den Dingen umgegangen wird, die im Bereich bleiben. Dazu gehören vor allem die häufig benötigten Teile.

 

Häufig Benötigtes

Was genau ist häufig? Nun, darauf kann ich keine allgemeingültige Antwort geben, da es sehr auf die Produktionsvielfallt ankommt. Aber bei mir schwankt es irgendwo zwischen jeden Tag (regelmäßig die gleichen Prozesse) und jede Woche (kundenspezifische Prozesse).

Diese häufig benötigten Dinge erhalten einen festen, sehr leicht zugänglichen Platz im Arbeitsbereich. Jeder Ablageort benötigt eine klare Kennzeichnung (z.B. eine Umrandung) und eine Beschriftung. Jeder!

Idealerweise nutzt Du hier sogenannte Shadow Boards. Dies sind Tafeln, an die Du Werkzeuge hängen kannst. Jedes dieser Teile wird mit seiner Silhouette, in einer kontrastreichen Farbe, versehen. Hängt das Gesuchte nicht am Platz, ist der Schatten sofort erkennbar und fehlende Dinge sind ersichtlich, bevor der Prozess startet, bei dem sie benötigt werden.

Aber Ablageorte kannst Du auch auf Werkbänken oder Schränken einrichten. Hauptsache, sie sind gut zu erkennen und leicht zu erreichen. Aber vergiss niemals die Markierung und Beschriftung!

5S - Shadow Board an Wand befestigt
5S – Shadow Board an Wand befestigt

 

5S - Werkbank mit Shadow Board
5S – Werkbank mit Shadow Board

Selten benötigte Dinge

Auch die Dinge, die Du nicht bei Deiner täglichen Arbeit benötigst, brauchen einen Platz, wo sie abgestellt werden. Aber diese dürfen auch mal ein paar Schritte weiter entfernt stehen.

Außerdem sind dies meistens Gegenstände, die auch die anderen Kollegen hin und wieder benötigen. Warum stellst Du sie dann nicht gleich zentral für alle ab? Vielleicht so, dass alle ungefähr den gleichen Weg haben.

Die Einrichtung wird aber wie bei den häufig benötigten Teilen gemacht. Definiere einen Abstellort, markiere und beschrifte ihn. Und vergiss nicht das Teil auch dort abzulegen!

Ich bin ein großer Freund, auch diese Orte gut sichtbar zu gestallten. Denn wenn das gesuchte Teil im Schrank steht, muss ich erst dorthin gehen, die Tür öffnen, um zu erkennen, dass jemand anderes vor mir das Gerät herausgeholt hat. Offene Regale oder Schränke mit Glastüren ersparen den ein oder anderen unnötigen Weg und damit Verschwendung.

 

Wiederauferstehung von Werkzeugmarken?

Manchmal ist auch ein gut eingerichteter, zentraler Platz für gemeinsames Werkzeug nicht von allen direkt einsehbar. Dadurch kann es trotzdem passieren, dass Du vor dem Regal stehst und genau das Ding fehlt, welches Du jetzt benötigst. Zu diesem Problem hatten die Teilnehmer einer meiner 5S Aktionen, eine grandiose Idee.

Zunächst nummerierten Sie die Arbeitsstationen und erstellten Marken aus Plexiglas mit diesen Nummern. Jede Station erhielt zwei Stück.

Wer einen Gegenstand aus dem zentralen Ort für selten gebrauchte Dinge nahm, musste nun seine Marke dort hinterlassen. Dadurch wusste der Nächste, wohin er gehen konnte, um ggf. das Werkzeug direkt mitzunehmen. Mit dieser Methode war die Chance, dass der Weg völlig umsonst war, deutlich geringer.

5S - Zentral gelagertes Werkzeug
5S – Zentral gelagertes Werkzeug

 

5S - Marke am zentralen Werkzeuglager
5S – Marke am zentralen Werkzeuglager

Einrichten braucht Zeit

Dieser zweiter der 3S Schritte wird oft unterschätzt. Ausräumen ist viel körperliche Arbeit, aber das Einrichten braucht Köpfchen. Wo wird was am besten platziert? Wie wird es gut sichtbar gemacht?

Wenn hier ein Team am Werk ist, müssen sich die Kollegen abstimmen. Denn jeder hat seine eigenen Ideen und Vorlieben bei der Gestaltung des Arbeitsplatzes. Es ist Deine Aufgabe darauf zu achten, dass niemand übergangen und die Lösung für alle tragbar ist.

Nimm Dir für die neue Einrichtung also genügend Zeit. Wenn Du hier zu viel Gas gibst, leidet das Ergebnis sehr stark. Aber vor allem lernen die Kollegen nichts, da sie zu wenig ausprobieren können. Der Spieltrieb wird nicht ausgelebt und am Ende stellt sich der IKEA-Effekt nicht ein.

 

Säubern

Oft werde ich gefragt, warum das Säubern nicht vor dem Setzen erfolgt. Soll das Team dreckige Werkzeuge ablegen und dann wieder zum Säubern anfassen? Anders herum macht es für die meisten mehr Sinn.

Der Fokus von „Säubern“ liegt auf dem sauber halten nach dem 5S Workshop. Die leeren Werkbänke und dreckige Werkzeuge sollten natürlich vor dem „Setzen“ gereinigt werden. Das Team soll dafür sorgen, dass die Sauberkeit mit wenig Aufwand aufrecht gehalten bleibt.

Das kann bedeuten, dass Reinigungsstationen eingerichtet werden. Dies sind z.B. Tafeln (auch hier nutzt Du Shadowboards), auf denen Besen, Kehrblech und Schaufel, Reinigungsmittel usw. aufgehängt werden. Diese hängst Du wiederum an einen gut erreichbaren Ort innerhalb des Bereiches auf.

Aber auch Reinigungspläne sind wichtig, um dem Team einen klaren Zeitplan, für die regelmäßige Reinigung zu geben. Lasse das Team Reinigungsstandards entwickeln. Also eine Beschreibung was und wie saubergemacht wird. Die Ausrede, wir machen doch jeden Freitagnachmittag den Bereich sauber, gilt nicht mehr!

Achte auch darauf, dass Du schwer zugängliche oder schlecht einsehbare Bereiche in den Reinigungsplan aufnimmst.

 

Wie Du 5S auf 3S reduzieren kannst

Die beiden letzten 5S Schritte helfen Dir dabei, den verbesserten Zustand der Arbeitsbereiche aufrecht zu halten. „Standardisieren“ definiert die neuen Prozesse und die Ablageorte, „Selbstdisziplin“ hilft Dir, dass die neuen Prozesse in Fleisch und Blut übergehen.

Für mich waren diese beiden Schritte immer etwas abstrakt. Mir sind sie zu theoretisch, zu wenig konkret. Aber das ist auch klar, da hier das Team gefragt ist, die neue Arbeitsweise und Einrichtung zu beschreiben, den neuen Standard zu kontrollieren und Abweichung zu erkennen.

Im Buch „2 Second Lean“ beschreibt Paul Akers, dass er nur 3S anstatt 5S macht und damit sehr viel Erfolg in seiner Firma FastCap hat. Warum solltest Du das nicht auch schaffen?

Grundsätzlich finde ich Pauls rangehen hervorragend, aber er hat einige Voraussetzungen für den Erfolg geschaffen, die nicht so offensichtlich sind.

Die gesamte FastCap Belegschaft trifft sich jeden Tag zu einem 30-minütigen Stand-Up-Meeting um 8 Uhr. Dort werden die Verbesserungen des letzten Tages dargestellt, kleine Trainings zum Thema Lean durchgeführt, Verkaufszahlen besprochen und eine Lean-Kultur etabliert.

So eine regelmäßige Besprechung ist schon eine große Hürde für die meisten Unternehmen, aber Paul legt noch eine Schippe, eher eine LKW-Ladung, drauf.

Zwischen dem Arbeitsbeginn um 7 Uhr und dem Morgen-Meeting arbeiten die Mitarbeiter nicht produktiv. Sie nutzen diese tägliche Stunde für Prozessveränderung, mit dem Ziel einer täglichen 2-sekündigen Verbesserung. Dies nennt Paul in seinem Buch 3S.

Kannst Du ähnliche Bedingungen in deiner Firma auch herstellen? Ohne sie wird 3s kaum umsetzbar sein, da die Kontinuität fehlt.

Ich selbst habe so etwas noch in keinem Betrieb gefunden (leider). Paul Aker ist Gründer und Chef bei FastCap, daher ist es für ihn leichter eine solche einschneidende Veränderung zu bestimmen.

 

Fazit

3S ist super! Aber die Voraussetzungen sind für viele Firmen hart. Unmöglich ist es jedoch nicht.

Aber deshalb gibt es schließlich die letzten beiden 5S Schritte. Sie helfen Dir, wenn die Rahmenbedingungen nicht so günstig, wie bei FastCap sind.

Lass Dich also nicht abschrecken, nutze die Schritte „Standardisieren“ und „Selbstdisziplin“, um Deine Produktivität zu steigern. Es geht vielleicht nicht so gut und schnell, aber darauf kommt es schlussendlich nicht an. Entwickle Deine Kollegen und Mitarbeiter, und der Erfolg stellt sich sicher ein.

Wie ist Deine Erfahrung mit den ersten 3S? Lässt Du auch Schritte weg und bist dennoch erfolgreich? Dann erkläre doch den Lesern und mir, wie Du es geschafft hast. Ich bin echt gespannt!

 

 

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